Datengestützte Verwaltung aller Dokumente. Digitale Dokumente und gescannte Papierdokumente und Papierbelege werden in einem zentralen Archivierungssystem verwaltet.

Dateiverwaltung mit verbesserter Zuordnung

Die klassische Art der Speicherung von Dokumenten in Verzeichnissen basiert darauf, einen möglichst großen Umfang von Eigenschaften im Verzeichnisbaum anzulegen. Zum Beispiel:
C:\Dokumente\Kunden\Mustermann\Aufträge\Rechnungen\Nr7123.pdf

Diese Art der Speicherung kostet Zeit beim Zugriff, zum Beispiel auf offene Rechnungen aller Kunden. Sie müssen für einen Aufruf der Dokumente erst durch die Struktur klicken und anschließend die Dokumente aus den unterschiedlichen Verzeichnissen zusammenstellen.

In der Dokumentenmanagement-Software vom Office Manager erhält das Dokument Kataloginformationen als parallele Eigenschaften. Ein Dokument kann dem jeweiligen Kunden zugeordnet werden. Es erscheint bei der Kundenzuordnung beispielsweise als Rechnung mit dem Status Offen und der Belegnummer, einschließlich Datum der Buchung. Diese Art der Verwaltung wird als assoziative Dateiverwaltung bezeichnet.

Beim Aufruf können dann mithilfe der Dokumenteneigenschaften alle notwendigen Informationen abgerufen werden. Diese sind in der Datentabelle übersichtlich einzusehen.

Zum Beispiel:
„Zeige alle offenen Rechnungen, Erstellungsdatum vor dem xx.xx.20xx“
„Zeige die Rechnung Nummer xxxx“
„Zeige alle Angebote, die von X.Y. im vergangenen Monat für den Kunden Mustermann erstellt wurden.“

Sie entscheiden über die Eigenschaften, die einem Dokument dabei zugeordnet werden soll. Das können Eigenschaften sein, wie Kunden – Lieferanten, Bauvorhaben, Projekte, Vermerke unter Aktenzeichen und andere Zuordnungen in gewünschte Kategorien. Die Dokumenteneigenschaften legen Sie je nach notwendiger Relevanz fest.

Die beschleunigte Volltextsuche

Die Volltextsuche wird beschleunigt, da die Inhalte der Dokumente in einer Datenbank indexiert sind. Die einzelnen Dokumente müssen nicht mehr eigens geöffnet werden, vielmehr wird der schnelle Datenbankindex von dem Programm abgefragt. Sekundenschnell können Sie über die jeweiligen Begriffe in die Suche ein gewünschtes Dokument finden.

Dokumentenmanagementsystem Office Manager

Mit dem Office Manager steht ein leistungsstarkes DMS Produkt für den schnellen Zugriff auf Dokumente aller Art zur Verfügung. Der Office Manager ist allgemein einsetzbar und entsprechend der jeweiligen Anforderungen im Unternehmen ausbaufähig.

Der Office Manager unterstützt die automatische Indexierung von Dokumententexten zur Volltextsuche und die Katalogisierung mit Dokumenteneigenschaften.

Das einfache Prinzip: Scannen von Papierdokumenten, Erfassung über die Volltextindizierung, Katalogisierung mit den jeweils gewünschten Attributen. Die Dokumente werden nun in einem gemeinsamen, zentralen Archiv verwaltet. Nahezu jedes Format kann gespeichert werden. Aus dem Archiv sind alle Dokumente über die Zuordnung zu bestimmten Attributen und die Volltextsuche abrufbar. Sie können übersichtlich gelistet und weiter bearbeitet werden. Damit bietet Ihnen der Office Manager die moderne Lösung für ein leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem, mit dem Sie Ihre Dokumente immer im Griff haben.